Privacyverklaring

De Veldmuis hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe zorgvuldig wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen.

De Veldmuis houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Verklaring;
• Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als De Veldmuis zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via info@develdmuis.nl.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door De Veldmuis verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Om je lidmaatschap en ontvangen contributie te registreren
• Om je donateurschap en ontvangen bijdrage te registreren
• Registratie van vrijwilligers en roosterindeling
• Registratie voor deelname aan een specifiek evenement, evt. met indeling in leeftijdsgroepen voor kinderen
• Registratie van leveranciers en serviceverleners
• Registratie van de eigenaar die een dier bij ons brengt en er afstand van doet
• Registratie van de eigenaar van een dier dat tijdelijk bij ons als logeerdier wordt ondergebracht
• Het incasseren van je jaarlijkse contributie (indien je ons een machtiging heeft gegeven)
• Om je te kunnen benaderen voor niet betaalde contributie bij lidmaatschap
• Om je te kunnen benaderen met het verzoek tot een donatie bij donateurschap
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Woonadres;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer (op vrijwillige basis);
• IBAN nummer (indien je ons voor automatische incasso hebt gemachtigd)
• Tenaamstelling van bankrekening (bij automatische incasso)
• Leeftijd kind (alleen voor specifieke evenementen met indeling naar leeftijd)

Van vrijwilligers en bestuursleden worden aanvullend hierop de volgende gegevens gevraagd en vastgelegd:

• VOG;
• Vrijwilligersovereenkomst;
• Profielfoto’s en naam op de website/ kantoor.

Van leveranciers en serviceverleners worden de volgende gegevens geregistreerd:

• Bedrijfsnaam;
• Bedrijfsadres;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• IBAN nummer (ten behoeve van betalingen);
• Tenaamstelling van bankrekening.

De verwerking van deze persoonsgegevens en het doel waarvoor deze worden gebruikt zal worden vastgelegd in het zogenaamde ‘Verwerkingsregister’.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internet omgeving;
• Het bezorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De Veldmuis bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Onze bewaartermijn is maximaal 7 jaar na verlaten van de vereniging. Dit is gelijk aan de bewaarplicht van de financiële administratie.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens De Veldmuis van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Alle bestanden met persoonsgegevens zijn opgeslagen op OneDrive en zijn alleen toegankelijk voor bestuursleden;
• Papieren formulieren met persoonsgegevens worden direct in de valkluis gedeponeerd, deze kan alleen door de voorzitter en/of penningmeester worden geopend;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken backups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van deze persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Fotomateriaal

Op het terrein van De Veldmuis worden regelmatig foto’s gemaakt die vervolgens op social media worden geplaatst. Wanneer een bezoeker of vrijwilliger fotografeert als hobby en de foto op een eigen social media account post, dan wordt dat gezien als ‘persoonlijk of huishoudelijk’ doel. Dit valt niet onder de AVG. Er zal een bord worden geplaatst bij de ingang van het terrein om bezoekers hierop te attenderen.

Wanneer er foto’s worden gemaakt tijdens evenementen (zoals het logeerweekend) die daarna op de Facebook-pagina van De Veldmuis worden geplaatst, zullen wij voor foto’s met kinderen altijd toestemming van de ouders vragen.

Wijzigingen Privacyverklaring

De Veldmuis behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Minstens eenmaal per jaar zal de inhoud worden getoetst en waar nodig worden aangepast.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy-bescherming.